O que é RSVP e como solicitar confirmação de presença dos seus convidados?

A sigla RSVP é uma abreviação da expressão francesa “ Répondez S’il Vous Plaît”, que no bom e velho português do Brasil significa “Responda, por favor”.

Este termo é utilizado no mundo dos eventos para solicitar a confirmação de presença dos convidados.

Formas de fazer o RSVP com o iCasei!

A confirmação de presença é um dos recursos favoritos dos noivos entre as mais de 150 opções que estão disponíveis no iCasei. Aqui você encontra dois formatos: o RSVP online através do site do casal e o RSVP passivo telefônico.

O iCasei é a melhor opção no Brasil para confirmar presença em casamentos. Ele tem muitas ferramentas tecnológicas, é completo e tem várias funções, por isso é o favorito dos noivos.

Site de casamento (RSVP online)

Os convidados preenchem um formulário de confirmação direto no site dos noivos ou pelo aplicativo iCasei e os noivos acompanham tudo em tempo real.  Esse recurso está disponível em todos os planos (Basic, Classic e Black). Aqui os convidados preenchem um formulário de presença, que fica disponível diretamente no site de casamento. O casal pode escolher duas maneiras de funcionamento: lista aberta ou fechada.

Na lista aberta, a confirmação ficará liberada para que os convidados digitem o nome e número de pessoas que quiserem. Mas o casal poderá limitar a quantidade de acompanhantes que cada convidado pode levar.

Já na lista fechada, o casal adiciona os nomes dos convidados na lista antes deles confirmarem a presença. Pode ser feito manualmente ou através do upload de uma planilha de excel.

Telefone (RSVP passivo telefônico)

Já o RSVP passivo telefônico está disponível apenas para os clientes dos planos Classic e Black. Aqui, o casal compartilha os números do iCasei e orientam seus convidados a ligarem para confirmar a presença no grande Dia.  Do lado do iCasei, será solicitado a data do casamento e o nome dos noivos para identificar o casal. Ideal para os convidados que possam ter alguma dificuldade em fazer isso pelo site. 

Foto: Acervo iCasei

Por que fazer RSVP?

Usar o RSVP em casamentos serve para ter a confirmação de presença dos convidados, mas também para manter o controle da cerimônia como um todo. Desse modo, os noivos conseguem planejar e proporcionar uma melhor experiência na festa. 

De acordo com Juliana Prétola, wedding planner na L’Altare Assessoria, o RSVP é essencial para um bom trabalho do assessor de casamento. 

“Uma de suas funções é ajudar a organizar o salão de forma confortável, colocando os mais jovens próximos da pista e os mais velhos mais afastados para poderem conversar com mais tranquilidade”, conta. “Outra vantagem é o fato de descobrirmos se precisamos montar mais lugares ou podemos tirar mesas – até porque é super chato ver nas fotos uma mesa totalmente vazia.”

Para os noivos, o RSVP também pode ser uma boa forma de economizar. 

“Em vez de fechar a festa para 300 convidados e acabar tomando prejuízo, você pode contratar o buffet para 270 pessoas e, após a confirmação de presença, adequar o orçamento para a quantidade correta”, exemplifica Adriana Sapag, assessora de casamento na Entrevento.

Além disso, o serviço ainda está entre as dicas certeiras para evitar o estresse no dia do seu casamento. Até porque, com tudo bem organizadinho, não há razões para entrar em pânico.

Foto: Sally Pinera

Diferentes tipos de RSVP

O RSVP pode ser realizado de dois jeitos. São eles: ativo e receptivo. A seguir, confira como funciona cada um e o tipo de etiqueta para convidados do casamento.

• RSVP receptivo

Neste modelo, os noivos colocam no convite e-mail, telefone e até site para que os próprios convidados façam a confirmação de presença.

O serviço, inclusive, está entre os motivos para criar o seu site de casamento no iCasei. Com a nossa ferramenta, você pode acompanhar tudo em tempo real, recebendo notificações após cada confirmação realizada por amigos ou familiares, e conferir o panorama por meio do painel de controle ou aplicativo para Android e iOS.

Aqui, porém, pode surgir uma dúvida sobre o RSVP: como colocar no convite? A dica é escrever a sigla em francês mesmo. “O termo é mundialmente famoso. Mesmo que nem todos os convidados saibam o que significa ao pé da letra, eles entendem seu propósito”, afirma Juliana. O uso de frases em português pode ficar muito informal – principalmente em casamentos mais tradicionais.

Foto: Melissa Oholendt

• RSVP ativo

Neste RSVP, o protocolo é que um profissional ligue para cada família e faça a confirmação. “Na prática, os noivos passam uma lista com os telefones – sendo celular primordial, pois é mais fácil o contato – e nós fazemos as ligações”, comenta Juliana.

Vale destacar também que o RSVP ativo é uma garantia de que nenhum convite foi extraviado ou se perdeu no caminho. “Já tivemos o caso de um marido que recebeu o convite de casamento, deixou no escritório e esqueceu de avisar a esposa. Ela só ficou sabendo quando ligamos”, lembra Fernanda Penido, assessora de casamento na Entrevento.

Qual tipo de RSVP usar?

Quando o assunto é RSVP para casamento, as especialistas sempre recomendam que os noivos usem os dois tipos de confirmação. Isso porque o receptivo ainda não funciona muito bem. “No Brasil, não temos o hábito de confirmar presença. Apenas 30% das pessoas fazem isso. No final, o receptivo acaba sendo apenas um aliado do ativo”, diz Adriana.

Foto: Melissa Oholendt

Quem controla o RSPV?

O controle da lista de convidados do casamento pode, sim, ser feito pelos noivos. Ainda mais se eles optarem pelo RSVP do iCasei, que permite o monitoramento em tempo real. Mas é essencial que o conteúdo seja partilhado com a assessoria de casamento. “Não consigo fazer um evento sem RSVP. Ele é imprescindível para nossa organização”, alerta Juliana.

Por esta razão, é mais comum que a assessoria controle as confirmações, sendo possível que ela própria faça o trabalho ou contrate uma empresa especializada. Juliana, por exemplo, conta com o RSVP dentro do escritório. “Apenas quando temos muitos casamentos acontecendo no mês, contratamos um freelancer que se dedica exclusivamente a essa tarefa”, explica.

Já as meninas da Entrevento preferem trabalhar com um serviço especializado. “Para o RSVP, a empresa que contratamos é pequena e tem apenas dois atendentes, sendo um contato bem personalizado – não gostamos de grandes call centers que não têm uma boa metodologia”, revela Adriana. “O preço por convite é R$ 3,50. Isso mesmo que a pessoa tenha que ligar várias vezes.”

Foto: Katlyn Marie PhotoArt

Como estabelecer a data limite para a confirmação de presença?

O RSVP funciona em conjunto com a data limite que a assessoria de casamento tem com os fornecedores. Isso significa que a lista de convidados precisa estar fechada antes da última reunião com os profissionais.

“O RSVP ativo costuma ser realizado cerca de 20 dias antes do evento. É tempo suficiente para que possamos confirmar a presença de todos e ainda consigamos aumentar o número de buffet e docinhos, por exemplo, caso seja necessário”, aponta Adriana.

Além do prazo dos fornecedores, também não compensa fazer o RSVP com muita antecedência porque os convidados não têm certeza se vão poder comparecer ao casamento. “Ainda existe uma porcentagem grande de pessoas que confirmam a presença e não vão ao evento. Elas apenas fazem isso para não ficarmos ligando”, ressalta Juliana.

Foto: Megan Clouse Photography

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