Organização de casamento | Como fazer a lista de convidados

Vou casar, por onde começar? Pelo maior perrengue da vida do casal nesta fase: a lista de convidados.

Vocês dois vão ter que respirar muito fundo, tomar um chá de diplomacia e paciência para lidar um com o outro, e com os respectivos familiares para estipular um número, depois editar e cortar convidados, doa a quem doer. Mas nós garantimos, depois de tudo resolvido e 95% fechado, a vida vai ficar infinitamente mais fácil.

Sem ela nem pense em ir bater na porta dos fornecedores, pois eles nem vão te receber. Para fazer qualquer tipo de orçamento é preciso saber o número de pessoas que irão no casamento.

Confira abaixo um passo a passo completo com todas as dicas para montar a sua lista sem puxar os cabelos -seus ou da sua futura sogra:

Por onde começar?

Segundo a assessora de casamentos e eventos Flávia Boutros, a lista de casamento deve ser feita primeiramente colocando a família e amigos mais próximos (ou seja, as pessoas que realmente convivem bastante com os noivos), depois colocar os colegas de trabalho e amigos e parentes mais distantes.

Heloisa Juliato, da Babi Leite Eventos, recomenda que a lista seja feita por categorias (família, amigos próximos, faculdade, trabalho, etc). “Assim, quando for preciso cortar alguém fica mais fácil procurar por categorias. Deve ser feita em planilha, já com o nome como vai escrito no convite, quantidade de convidados de cada família, endereço e telefone de contato”, explica.

Com quanto tempo de antecedência o casal deve fazer a lista de convidados?

Este é o primeiro item a fazer depois de ficar noiva, de acordo com Flávia e Heloisa. A razão para isto é que vários serviços que serão orçados e contratados dependem da quantidade de convidados. “Para fechar o espaço onde vai ser a cerimônia e a festa, por exemplo, dependemos do número de convidados”, explica Heloisa.

Quais são os principais erros cometidos pelo casal ao fazer a lista de convidados?

Flávia e Heloísa mencionam alguns pontos que podem causar problemas aos casais:

– Começar a lista misturando todas os grupos de convidados, e sem saber todas as informações de contato e nome;

– Ter uma lista enxuta hoje em dia com tanta redes sociais e encontros de amigos de longa data é muito complicado. “Mas os noivos precisam se apegar em convidados que realmente fazem a diferença na vida do casal. Assim, fica fácil cortar aquele amigo do colégio que vocês eram grudados, ficaram 15 anos sem se encontrar e hoje são amigos somente pelo Facebook”, destaca Heloisa;

– Os noivos devem estar atentos aos pronomes de tratamento que vão nos convites (Ex: Sr. e Sra., Sr. e família, Doutor , etc). No entanto, a assessoria pode rever esta lista antes de finalizar os envelopes nominais.

Que critérios utilizar quando for preciso cortar convidados da lista?

Esta é a pergunta que tira o sono de alguns casais. Para Heloisa, o grau de proximidade que o convidado tem com o casal e a família pode ser definitivo nesta hora. Flávia concorda: “Os noivos devem cortar as pessoas ou parentes com quem não têm tanto contato ultimamente”.

Uma dica que pode ajudar a diminuir a lista, quando necessário, segundo Flávia, é: “quando for uma família grande, os noivos podem convidar apenas Sr. e Sra (ou seja, duas pessoas ao invés de todos os integrantes da família)”.

É preciso definir uma cota de convidados aos pais? Como estabelecer este número?

Para Flávia e Heloisa, isso só deve acontecer se os noivos estiverem pagando a festa. “Se os noivos estiverem pagando a festa e se tiverem uma verba limitada, daí sim terão que colocar um limite para os convidados dos pais (10 a 15 % para os pais da noiva e 10 a 15 % para os pais do noivo). Se os pais que vão pagar pela festa, os noivos terão que aceitar eles convidarem quem quiser”, opina Flávia.

Heloisa lembra que a divisão deve ser feita de forma igual para as duas famílias e que se os pais estiverem bancando a festa, a prioridade da lista é sempre deles.

Qual é a média de convidados faltosos? No caso de casamentos em que a família dos noivos mora longe ou de destination weddings, este número é maior? 

Flávia explica que antigamente era 20 % e hoje é de 10 %. “Devido à crise, os casamentos têm tido menos convidados (amigos e parentes mais próximos), os quais geralmente comparecerão”, comenta.

Heloisa também tem observado uma queda no número de convidados faltosos, mas vê outras razões para isso acontecer: “muitos dizem 20%, mas cada vez mais esse número é diferente, pois as festas de casamento hoje viraram baladas, tem shows legais e poucas pessoas faltam”.

Segundo Flávia e Heloisa, o número de convidados faltosos pode aumentar em destination weddings ou em casamentos realizados em outras cidades. “Mas se for algo programado e avisado com bastante antecedência, os convidados se programam. Um destination wedding hoje virou um programa incrível, onde os convidados acabam tirando férias, emendando feriado”, pondera Heloisa.

Foto: Bruno Alves

É indelicado chamar uma amiga e não chamar o namorado dela, por exemplo?

Na opinião de Flávia, pode ser indelicado. Já para Heloisa não vê como uma indelicadeza, mas pode causar confusão. “O convite pode ser somente no nome dela, mas a pessoa que namora faz tempo entende que pode levar um acompanhante”, afirma.

Como funciona no caso de um casamento com orçamento apertado, em que um primo, por exemplo, quer levar uma namorada recente ou uma “ficante”? O que fazer neste caso?

Flávia acredita que o ideal é ser sincero nestes momentos. “A melhor solução é falar a verdade: nós estamos com o orçamento apertado e tivemos que cortar muitas pessoas queridas da lista, portanto não seria possível levar a sua acompanhante, você entende?”.

Heloisa recomenda que se o primo comenta antes que quer levar, o ideal é dizer que o espaço não comporta o número de convidados de uma maneira delicada. “Mas caso ele leve no dia e tiver uma lista, é muito chato proibir a entrada”, alerta.

Como agir com pessoas que se convidam para o casamento?

Heloisa aponta algumas saídas: “Sempre de uma forma delicada, dizer que é um momento que vai ser comemorado somente com pessoas muito próximas e colocar a culpa no lugar onde vai ser a festa, dizendo que o espaço não comporta um grande número de pessoas. Ou dizer que a família que está bancando o casamento e a lista de convidados está muito controlada”.

Flávia vai pela mesma linha: “Os noivos podem falar que estão fazendo um casamento pequeno para os mais próximos e família, e que infelizmente não poderão convidá-lo”.

Como fazer com colegas de trabalho? É preciso convidá-los? E se quiser convidar somente alguns deles?

Heloisa acredita que hoje em dia os colegas de trabalho acabam ficando muito próximos pela carga horária de trabalho.

“Acabamos convivendo muito mais com eles do que com amigos mais próximos. Mas só é preciso convidar quando você tem um grau de intimidade que vá além da sala do escritório, se vocês se encontram aos finais de semana, saem para jantar. Não tem problema convidar somente os mais íntimos. Isso é normal”, comenta.

Para Flávia, deve-se convidar apenas os mais próximos e os chefes. “Eles devem explicar que não tem como convidar todos. Outra forma é pedir para esses poucos convidados não comentarem com ninguém da empresa que irão ao casamento”, aconselha.

Como funciona o serviço de RSVP? É aconselhável para qualquer tipo de casamento?

O serviço de RSVP (vem do francês “Répondez S’il Vous Plaît” e significa “Responda, por favor”) serve para confirmar a presença dos convidados e ter uma estimativa de quantas pessoas de fato irão ao casamento. É feito após a entrega dos convites.

“É aconselhável para todos os tipos de casamento. Ter uma ideia geral da quantidade de pessoas que irão na festa faz com que menos imprevistos como faltar bebida, acabar os doces e não ter um serviço satisfatório no buffet aconteçam”, alerta Heloisa.

De acordo com Heloisa, existem dois tipos:

– RSVP ativo: quando a empresa liga para os convidados para confirmar a presença.

– RSVP receptivo: quando se deixa um contato para que o convidado confirmar a presença.

Flávia só tem uma ressalva quanto ao RSVP receptivo: “ele não funciona, pois quase ninguém liga para confirmar a presença. Já o RSVP ativo, no qual nós ligamos para o convidado ou mandamos um whatsapp já é mais eficaz”.

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