O que é RSVP e como solicitar confirmação de presença dos seus convidados?

Você sabe o que é RSVP? Essa sigla é uma abreviação da expressão francesa “Répondez S’il Vous Plaît”, que no bom e velho português do Brasil significa “Responda, por favor”. Este termo é utilizado no mundo dos eventos para solicitar a confirmação de presença dos convidados.

Quem está organizando uma cerimônia matrimonial precisa saber exatamente quantas pessoas estarão presentes no evento para conseguir organizar o espaço da melhor maneira possível, de uma forma que todos fiquem confortáveis e que não falte lugar para ninguém. 

Além disso, essa organização é fundamental para determinar a quantidade de comida e de bebidas que deverão ser servidas na ocasião. Sendo assim, se você está planejando um casamento, continue a leitura para entender melhor o que é RSVP! 

O que é RSVP?

RSVP nada mais é do que a confirmação de presença dos convidados. Essa ação é essencial porque, geralmente, nem todas as pessoas que recebem o convite do casamento podem comparecer à cerimônia, e pouca gente sabe que é preciso avisar aos organizadores do evento que não poderá participar da festa.

Portanto, para evitar desperdício e garantir que todos estejam bem confortáveis e servidos durante o evento, é essencial pedir para que cada convidado informe se poderá comparecer na cerimônia com antecedência. 

Por que fazer RSVP?

Usar o RSVP em casamentos permite ter a confirmação de presença dos convidados, mas também para manter o controle da cerimônia como um todo. Desse modo, os noivos conseguem planejar e proporcionar uma melhor experiência na festa. 

De acordo com Juliana Prétola, wedding planner na L’Altare Assessoria, o RSVP é essencial para um bom trabalho do assessor de casamento. 

“Uma de suas funções é ajudar a organizar o salão de forma confortável, colocando os mais jovens próximos da pista e os mais velhos mais afastados para poderem conversar com mais tranquilidade”, conta. “Outra vantagem é o fato de descobrirmos se precisamos montar mais lugares ou podemos tirar mesas — até porque é super chato ver nas fotos uma mesa totalmente vazia.”

Para os noivos, o RSVP também pode ser uma boa forma de economizar: “Em vez de fechar a festa para 300 convidados e acabar tomando prejuízo, você pode contratar o buffet para 270 pessoas e, após a confirmação de presença, adequar o orçamento para a quantidade correta”, exemplifica Adriana Sapag, assessora de casamento na Entrevento.

Leia também: Veja 5 dicas de como planejar os gastos do casamento

Quais os tipos de RSVP?

O RSVP pode ser realizado de dois jeitos: ativo e passivo. A seguir, confira como funciona cada um deles.

Confirmação passiva 

Neste modelo, os noivos colocam no convite um endereço de e-mail, número de telefone e até site para os próprios convidados fazerem a confirmação de presença.

Os casais que fizerem o site de casamento por meio do iCasei poderão contar com vários recursos de confirmação de presença. Ainda, podem optar por receber notificações após cada confirmação realizada por amigos ou familiares, e conferir o panorama por meio do painel de controle ou aplicativo para Android e iOS.

Confirmação ativa 

Neste RSVP, o protocolo é que os noivos ou um profissional ligue para cada família e faça a confirmação.

Um dos benefícios de fazer o RSVP ativo é se certificar de que nenhum convite foi extraviado ou se perdeu no caminho. “Já tivemos o caso de um marido que recebeu o convite de casamento, deixou no escritório e esqueceu de avisar a esposa. Ela só ficou sabendo quando ligamos”, lembra Fernanda Penido, assessora de casamento na Entrevento.

Quando o assunto é RSVP para casamento, as especialistas sempre recomendam que os noivos usem ambos os tipos de confirmação. 

Isso porque o passivo ainda não funciona muito bem: “No Brasil, não temos o hábito de confirmar presença. Apenas 30% das pessoas fazem isso. No final, o passivo acaba sendo apenas um aliado do ativo”, diz Adriana.

Como solicitar a confirmação de presença dos convidados?

Agora que você já sabe o que é RSVP e qual a sua importância na organização de eventos, conheça algumas formas de solicitar a confirmação de presença dos convidados. 

Check-in online

A maneira mais fácil de fazer um check-in online é disponibilizando o link do site de casamento para os convidados, o que pode ser feito juntamente com o envio do convite digital ou por uma mensagem para cada pessoa.

Para confirmar a presença, o convidado só precisa acessar o link e seguir as orientações da página. 

E-mail

Os noivos também podem disponibilizar um endereço de e-mail solicitando que as pessoas enviem uma mensagem até uma determinada data dizendo se estarão presentes ou não.

O endereço de e-mail pode ser disponibilizado no site do casamento, no convite digital ou enviado por meio de mensagens individuais da lista de convidados. 

Redes sociais

As redes sociais também podem ser usadas para fazer a gestão de convidados. Uma forma de fazer isso é criar um perfil exclusivo para o casamento, adicionar todos os convidados e fazer um post pedindo para as pessoas dizerem se vão comparecer no dia previsto ou não.

Telefone

Se você convidará algumas pessoas que não têm o hábito de usar os recursos tecnológicos, é interessante disponibilizar um número de telefone para que elas possam confirmar a presença.

No site do iCasei, você encontra planos que oferecem a possibilidade de confirmação por telefone na forma passiva, ou seja, o convidado liga para o número indicado para informar que comparecerá ao evento. 

Quais vantagens de usar o RSVP?

Apesar de ser um processo trabalhoso, o RSVP pode trazer vários benefícios para os noivos, veja abaixo quais são os principais. 

Estender os convites para outras pessoas

Fazer uma festa não é algo barato, por isso, muitas vezes o número de convidados é limitado e deixamos de convidar algumas pessoas. No entanto, ao usar o RSVP, você pode retirar da lista os nomes dos indivíduos que não vão comparecer e chamar outros no lugar deles. 

Otimização dos recursos

Ao saber exatamente o número de pessoas que estará presente no seu evento, você poderá encomendar a quantidade ideal de comidas e bebidas para atender todos que estarão no evento. Dessa forma, será possível evitar o desperdício de alimentos e de dinheiro. 

Maior interação pré-evento 

A confirmação de presença é uma maneira das pessoas já irem entrando no clima da cerimônia, o que também pode fazer com que elas se sintam mais motivadas a participar da ocasião e, em alguns casos, até se disponibilizarem para ajudar os noivos nos preparativos. 

Quem controla o RSPV?

O controle da lista de convidados do casamento pode, sim, ser feito pelos noivos. Ainda mais se eles optarem pelo RSVP do iCasei, que permite o monitoramento em tempo real. Mas é essencial que o conteúdo seja partilhado com a assessoria de casamento. 

Também é comum que a assessoria controle as confirmações, sendo possível que ela própria faça o trabalho ou contrate uma empresa especializada.

Como estabelecer a data limite para a confirmação de presença?

O RSVP funciona em conjunto com a data limite que a assessoria de casamento tem com os fornecedores. Isso significa que a lista de convidados precisa estar fechada antes da última reunião com os profissionais.

“O RSVP ativo costuma ser realizado cerca de 20 dias antes do evento. É tempo suficiente para podermos confirmar a presença de todos e ainda consigamos aumentar o número de buffet e docinhos, por exemplo, caso seja necessário”, aponta Adriana.

Além do prazo dos fornecedores, também não compensa fazer o RSVP com muita antecedência porque os convidados não têm certeza se vão poder comparecer ao casamento. “Ainda existe uma porcentagem grande de pessoas que confirmam a presença e não vão ao evento. Elas apenas fazem isso para não ficarmos ligando”, ressalta Juliana.

Saber o que é RSVP é essencial para os noivos que desejam oferecer uma experiência incrível aos seus amigos e familiares. Se você ainda tem alguma dúvida sobre organização de casamento, confira o nosso passo a passo para organizar a cerimônia.

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